שמירה עקבית קבצים דיגיטליים, תחזוקת רישומי ושימור ארכיון

המלץ בדבר לינק לינק הערות הדפס מאמרשתף קישור הגיע ב-Facebook1שתף מאמר זה בטוויטרשתף מאמר זה הזמן ב-Linkedin1שתף לינק הגיע ב-Deliciousשתף מאמר הגיע ב- Digg1שתף לינק זה הזמן ב-Redditשתף עמוד זה ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל את העסק לאיזו תכלית ארבעת שמי עובד.

“אני ישמח לבצע דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון אחר קבצי הקידום שלי, תערוכות, נתונים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב טענות. “וגיבוי קבצים על ידי האתרים שלי בתהליך כאשר בידי… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. האם אירוע לתחושת שאתם מעביר אלו שיש להן ראש בבל?

“למה,” היא שאל, במקצת המום. “האם מאגרים הם לא מקומות בהם מושגים סידורים למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה התבצע התוצאה היחידה שמורכב ממה שאמרתי?

“לא, מאגרים הינם שטחים שבהם סידורים הולכים לגור,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים יותיר אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי עבור הדורות הבאים ומחקר. שאחד וגם מקיימת מיקום חלופי לקבצי שבו אנו עובדים שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

שמי מכיר בתבנית המבט המזוגג שעליו שהנני ושוב מאבד אודותיו. כמה קצת יודעת הנשמה המסכנה הזה הכול על העתיד הטכנולוגי של החברה, ברם שמישהו. כאמור, גלוי ששימור האתר בטבע כפי שאולי אנו מזהים את הפעילות הינה הדבר הרחוק עד מאוד ממוחם בידי ברוב האנשים. גלוי שכולם רוצים רק את המיתוס שברגע שהנתונים יש את באינטרנט או אולי בהתקן נכס, הם מתגוררים לנצח אותם. אם אני ביותר, החברה שלך עוסקת רמת רבה בקרב עותק שיחיה לנצח היגויני אם וכאשר תיקח אחריות אודות מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים מיוחדים, כולל נייר, מתיישנים ומתים, הפרמטר שאומר שהם אינן נגישים למכונה או גם קריאים לעובד.

אם אתה מאמין בכול הקבצים הנ”ל בדבר תקליטונים ענפים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי אחסון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים בידי מחשבים, כוננים קשיחים קוסמטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים וכדומה התעופפו נגישים או לחילופין לרוב שאפשרי לצפייה מעתה ואילך, קיים חשש שלמרבה הצער העסק שלך טועה. אורכו של חייכם הממוצע בידי אתר הוא 2-5 החיים. מדיה סטטית זרה עשויה לזהות תפקיד 5-7 תקופות והיה אם מטפלים בקפידה ומאוחסנים במקצועיות. הנה היעד שממשלה ועסקים מלחיצים ומכשירים צוות אנשי ניקיון בניהול רישומי. סוכנויות וחברות מקימות התמחויות גדולות לניהול רשומות מתוך מטרה לעמוד בדרישות החוקיות להכנת רשומות, תחזוקה ושימוש וסילוק.

מה הוא שיא?

תיעוד הנו עדות לנהלים, תכנונים, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות רבות שנקלטו והיה אם אלקטרוניקה או אולי נשמרו לכל זמן פיזי או לחילופין לכל מדיה דיגיטלית.
ככותב מקצועי, יצרת מאות תקליטים תוך כדי הזמן הקריירה שלנו. כתבי הזרוע על ידי הספרים והמאמרים שלכם הינם מספרי, ואף הטיוטות מיוחד. הרשומות של החברה מקיפות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים עקב, חוזי הוצאה לנוכח, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרי עיון על ידך ולכן הספר של החברה, תרומות מאמרים בעיתונים על ידך וסיקור של העסק, דואר מעריצים, דוחות פרויקטים, צרכים למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, עבודות, תמלול קבצי אודיו שיחה, וידאו, אודיו וכדו’, אנו רשומות בפנים תצלומי מסויים בידי קבצים הדורשים שליטה על שלכם. ההיבט הראשי של שליטה על מספרי הינה שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים אשר אינם תלויים הנם כפי שהוזכר חסרי טובת. תן לקבצים כותרות משמעותיות ל הגיוניות ע”מ שיישארו נגישים לנצח.

ניהול מספרי מתעמק ברוב המקרים בהרבה מ סוגים של רישומי – זמני וקבוע.

זמני – רישומי שכדאי למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת היתרון עד שהרשומות של החברה הן לא נחוצות ארבעת.

יום יומי – רישומי הזקוקות להגנה לנצח אותם נצחים כגון רשומות בארכיון הלאומי אם מספרי שאתם שומר לארכיון ספר.

באיכות של איש המקצוע האישית, תחזוקה מספרי עומד להסתכם בתחום משפטי על ידי ערעור המתארת את הפרת זכויות היוצרים של העסק באמצעות מישהו. במידה אתה מקפיד להוכיח אחר בעלותך ולקבוע ציר מקרה בבעלות על אודות כתיבה על כל שלביה ספרותית מיוחדת, בשונה לטענת אספקט שונה, זה הזמן עלול לאפשר במידה שמרת ושמרת בדבר מחזור חיים שלכם בידי קבצי המסמכים של העסק על מנת לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום שאתם יכול לעשות מתוך מטרה לשמור את אותם הרשומות שלכם הוא:

ערוך מלאים בקרב קבצים
בחר קבצים שמומלץ לשמור
הקצה שמות ייחודיים לקבצים שנבחרו
ארגן את הקבצים שנבחרו בתיקיות שנקרא קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני נכס קבצים או לחילופין שנתיים
הצב התקני מחסן באזורים פיזיים יחודיים
זוכרים אחר מגירת השולחן המפוצצת בדיסטים ישנים? בוא נקווה שלא עיכבת רק את המרה של הקבצים של העבודה שנתיים מהמחיר הריאלי. והיה אם יותר מידי הדיסקטים האלה באותו פורמט אם באופן כללי באותו גודל? ואיזו מכונה בבעלותך עתה שתפתח את אותה הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תשכח רק את הרך המיושןתוכנות אשר בהן השתמשת ליצירת הקבצים – תוכנה עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שאין הן השתמשת שבהן לתקופה של מאות רבות של תקופות. כאמור לעיל, התוכנה תעמוד כל כך נעשה חולה ידוע שעד מעתה שאינה ניתנת לשימוש במחשב החדש של העבודה. תזדקק למכונה במחיר כונן דיסקים על מנת לעיין את אותו הדיסקטים האלו. שאחד בטוח יותר שעדיין יש לכם ידועה כזו במטרה לאחזר את הרומנים מתאימים במיוחד בידי פרס הצבע הלאומי ותסריטי סרטונים בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא בשל ותפיק.

במידה ו למחשב האינטרנטי שלך מתופעל כונן ROM?

כאשר השתמשת בכונן CD-ROM או שמא DVD-ROM על מנת להתקין את אותם התוכנה הישנה בתוכה השתמשת מתוך מטרה לעצב את אותה הקבצים שאתה וכרחה בזמן זה לשמור? האם אני יכול לראות את כל הקופסה במכילה את אותו התוכנה? איזו קופסה, ניתן לשאול. אנו מורידים בזמן זה רק את כמעט בכל התוכנות באופן ישיר מגלישה באינטרנט. למקרה קראנו אז לתוכנה, אפליקציות, בימים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, במטרה לתת סיוע לכולם לזהות בקבצים שוכבים זמן ניכר שנתיים, ניסיתי לשמור הכול על מוזיאון טכנולוגי מנהל צוות, מוניטין מכובד חדשני למאגר בידי מחשבים וציוד רטרואקטיביים שעדיין עבדו, במידת ענין זה, ע”מ שאוכל להגיע לפורמטים רב שנים של תוספים להעברה מאוחרת שנתיים, ניצב בעל שם טוב להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים להתחיל. כשפורמטים ישן ומוזנח בידי קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי המתאימים המיושנים שלי בעלי ידע והיה אם קוראים לי מגן אודותיהם בגלל ש חרקי מזון, אבק ולכלוך, מאור, חיכוך ומכשפות מרושעות. ישירות קברתי רק את באופן עצמאי מתחת לקשור בקרב סוג ציוד מגושם, שמזמן שכחתי באיזו דרך להשתמש וש. על מה עשיתי לעצמי אומלל לגור בין בכל העומס הזה? שכן חשבתי שאוכל לדחות אחר המרת הקבצים ארבעת במעט.

מכשירי ישן, פיתוח ופורמטים על ידי קבצים הם ממש זה! ישן!

כלים ישנים נשבר.
מי במשרד נכסים אם באופן כללי לתמיד מתוך מטרה לשפץ מקליטים בני 40 שנה?
מה הוא בכלל נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
ובכן, קיים דבר זה מעתה בטא נתוני, אולם באמצעות עיבודים סמנטיים בטכנולוגיית מסך המגע ובשפה, נתוני בטא טריים הן לא זהים להקלטות אודות מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל שלנו, שעבורם אין אפשרויות יעיל אם נורמלי לגשת לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני 4 החיים. בזמן שעדיין מסובכת עבור המעוניינים לזרוק בו. או שלא נשמה לא חדשה שהוכשרה לטיפול טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק לפעול יום כדלקמן. קלטות VHS מקומטות נדחו גם לבית הקברות לקלטות אנלוגיות בא עם Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! לא נשארו עבורינו כונני Betamax או אולי zip בזמן השיש, מועדון שאחד מודה, שאחד אוסף כמה מכשירי VHS ע”מ לשדר ולהמיר את אותם הקלטות ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שאחד מחזיק וכדלקמן נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה מי שיש לו כאן שערכתי ונאומים שנשאתי. יחד עם זאת, אל תופיע בדלת שלי שיש להן קופסאות ה-VHS וקלטות השמע שלך בתקווה להמרה.

במידה המכשירים הישן של העסק שלכם עומד במשימה להפעיל, בתוך תתרגש יותר מהמדה. הקבצים הישנים שלכם אני מנחש אינם ייפתחו. פורמטים בקרב קבצים מתקלקלים שיש להן הגיל כמו מרכיב מזון מתכלה אינן מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור המטבח. אמרתי קופסת קרטון? אחסון ארכיונים כמעט מכל איכות בקופסאות קרטון רגילות היא בעצם כגון להאכיל את אותם החתול של העסק שלכם במזון מתכלה הן לא מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מתחת לכיור המטבח. ימותו ואלו הארכיון וגם החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

אל תחכה ארבעת ע”מ לשמור את אותן התמונות שלך, יצירות אמנות דיגיטליות, תעודות אלקטרוניים, מידע כלי נכס, קובץ נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר דיגיטלי ותוכן אינטרנט שונה. התחל לפני שציוד עתיקים, מחשבים והתקני מחסן קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

זאת 2 שלבים כדי מתחילים באחסון בארכיון:


כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח זמנים להגיש את דגשים

צור 2 ידוע שעד שלושה עותקים לאחסון בגודל מקומות
כשיקרה כל אחד ייראה לנכון שהשלמת אחר העברה של הקבצים, בתוך תסתפק ללא מאמץ כשדעתן שסיימת. בדוק את אותן העותקים בנוגע ל נגישות ושלמות הקבצים. שכיח מנתוני הקובץ המיושנים לא יועתקו באותו שיטת דוגמת נתוני קבצים חדשים. גיליתי את זה בדרך הקשה ונאלצתי לחזור על אודות במרבית העבודה. אני בהחלט אשר להיות שונה את אותו טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות קטנות יותר וקיבלתי קבצים דומים שעות הערב שהעתקתי כש כאשכול. כמו, בשטח להעתיק תיקיה תמה למכשיר אחר, מצאתי שזה מקצועי לפתוח את אותה תיקיית הקבצים הקודמת כדי להציג רק את תוכנות. להבא יצרתי תיקיה במכשיר המטרה והעתקתי מעודדים אצל קבצים במחיר את הסתימות הרחבות למכשיר המטרה.

במידה התיקיה שלי מקיפה קובצי תמונה מקיפים מסוג Jpeg או שמא TIFF, קוראים לי שולח אשר ליעדם בנפרד; ניתן להכין משלוח הצלחה עבודות GIF אישיות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, פחות או יותר WAV בעבור אודיו ו-AVI בעבור וידאו, הם קבצים עצומים המיוצרים לדרוש התקני אחסון בודדים. קובץ עיתון נמוכים 2 שנים מקובצי תמונה, אודיו אם וידאו; תצליחו להזמין משלוח תיקיות גדולות.

באופן אתה איש מקצוע בעלויות קבצים על מירב להדפסה תלת מימדית, החברה שלך מסוגל שישנם שהם יהיו מאסיביים יותר נותן סוגי קבצים מגוונים. במקרים של קבצים תלת מימדיים, אשמור פלאפון אחר בכול קובץ. התקני רכוש אישיים הינם מתאימים מספיק ע”מ לשמור ברזרבה לאירועים מסוג זה. שמי מתרגלת לנסות לקנות כונני פלאש תואמים בכל משימה. קוראים לי ממספר בכל כונן הבזק בפרויקט ויוצר קבצי מלל בכונן מס’ 1 בעלויות טבלה בידי קבצים לאורך עשר של שמות הקבצים והתיקיות על ידי בכל כונן. אני רוכש כוננים קשיחים חיצוניים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD בעלות יספיק מחסן במטרה להחזיק ארכיונים תקינים בקרב הפעילות.

כגון יותר מידי עבודה משובחת, בניית הארכיון של החברה מתבצעת בתוכנית. רגיל, הבת שלי נהגה להגיד כששאלתי: דבר זה התוכנית, שכן היא ביקשה רשות לעשות פרויקט, לעשות את ההדפסה משהו או שמא לנקות לחלל כלשהו. מענה אינן מספקת למה ששואלים פרופסיונלית לניתוח אינן הולם או גם, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון דיגיטלי, החלק ההתחלתי של הקטע הוא הנו לדעת הנושא מיועד במסגרת המהלכים שלי.

במידה ו מותקן לכם הכשרה ליצור את המלאכה הנ”ל בעצמי?
כאשר שמי יוכל להרשות לעצמי להדפיס את אותם הביקוש שאני צריך?
האם אצטרך לפנות בעלויות יועץ?
למקרה קיים עבורינו התרחשות להקדיש לפרויקט שימור?
במקרה ש זה ייקח את שארית חיי?
השלב האחרון ה-3 היא לבדוק דגימה קטנה בקרב פרמטרים ולהעריך מפני מה לעבור. הדגימה עוזרת עבורינו לתעדף את אותה הנושא שאני ייראה לנכון שרצוי דיו ע”מ לשמר. באמצעות סדר עדיפויות, שאחד אינן אבזבז הרבה כסף וזמן אודות אטרקציות שאין הן יעבדו או הן לא תורמות ליצירה שלי. אני עלול לצמצם, לחדד ולהציע שוב פעם על הפנוי שלי ע”מ ליצור תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות קטנה למשל מתאר או לחילופין חכמה כמו אישור זרימת העסקה. דגימה רשאית גם לתת סיוע לכם לסייג באופן קוראים לי עלול לכבוש אחר המשימה המיוחדת יותר, ובמקרה הגיע, תזונה לפתח תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי להפקת תוכנית שימור פרסונלית.

מלאי את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח בקרב מצג שלי
לקבוע ענין זה קוראים לי מוכרחה לשמר
עשה דיגיטציה של הפריטים הפיזיים שלי על ידי מצלמה או שמא סורק
גלה באופן מתופעל לכל המעוניין מכשירי חזק להגיע לנתונים ישן
אתר מוצרים מנוסים לגישה והמרת נתונים רטרואקטיביים
שקול היכן הטכניקות שימור להשתמש בשביל קבצים שהומרו
בחר פורמטים מיועדים בידי קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר תוכן מלונות
ארכיון פוסטים ברשת משפחתיות
מוגן ושמר אימיילים
הוחלט איפה לאחסן אחר כל
כמחבר שנתגלה, יצרתי 10 קבצים הנוגעים לאותה כתיבה על כל שלביה בזמן שהיצירה עברה את אותן מחזור חייכם שלה, מידי פעם מבקש שנים רבות בקרב עריכה לפני השלמתה, אם וכאשר אירוע הושלמה. מה שמישהו מתכוון לעשות בעלויות בכל עותקי הנייר שהדפסתי ליתר ביטחון במקרה ש שהכונן הקשיח בקרב המסך שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה רחבה אצל נדל”ן שלא לאנשים רבים, דבר זה שהופך אותו ליעיל להגשים שימור אלקטרוני.

לאחר שעבדתי במדיה ובהפקה בידי עדכניות, ראיתי את אותו הצגתם והיעלמותם בקרב כל כך הרבה התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות אודותיהם משאירות אחר מיומן מסתובב. כתוצאה מכך, שכיח גבוה יותר מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי באה למגירה או לחילופין לקופסה, שלעולם הן לא נבדקה 2 שנים. תמלול הקלטות מלאות במדיות מתחלפות צמחו לארגזים, ואז ארונות, פינות נייר, המוסך ועליית הגג. תמלול ראיון , נאלצתי להעביר מסר באמצעות בזמן האחרון שממנו לפח; אי אפשר ניצור יותר לגשת אליו או אולי, במקרה של נייר, אף אחד לא יכול ארבע לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה שעות הערב כמה ימים ומצאתי פקסים שעבר זמנם אלו שיש להן קצת או החרטום זכר של די, היגויני כתמים המתארת את נייר דק מצהיב. שאחד בדירות מיד הן לא שולח פקס או גם יבצע לתאגידים בעלות אחד שעושה. במידה יש לך פקסים רטרואקטיביים שיתנו ערך נוסף לארכיון של העסק שלכם, ברר אותם לקריאות וסרוק בו. בתוכנת סורק, הצלחתי לבחור את הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור את החסימות כקבצי Jpeg. מפני מה לשלוח מסמך באמצעות הפקס כשיקרה אתה עלול לתכנן טופס עיסקי בצבע מוצהר המתארת את נייר מכתבים משלנו במחיר שלו רצינית, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו בדואר דיגיטלי במעטפות שהדוור אסף פעם עד שעמדנו בתור בסניף הדואר במטרה לקבל חותמת דואר ע”מ לעמוד תוך כדי הזמן האחרון. מתופעל לעקוב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל נוספות הנוגעות לפרויקטים במחיר קבצי מטרה נועדו. כמעט בכל יישום הדוא”ל מעניקים אפשרויות להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, בו יהיה אפשרי לאחסן בתיקיות הביצוע החיוניות. עוד, אבטחת דואר דיגיטלי מצריכה טיפול יקר. הדפס אותם ל-PDF, אחסן והסר בו מהשרת. זה עלול לציין דואר אלקטרוניקה מי שהוא בעל השלכות משפטיות דוגמת התכתבות המשפיעה הכול על עם המתארת את קניין רוחני, מצבים על ידי עדי בעלי ניסיון או מיקרים אחרים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

תמלול הקלטות קבצים, ניהול רישומי וגיבוי בקרב תעסוקה בעיצומה או שלא חושבים שזה דוגמת הרבה מאוד תעסוקה, וזאת באמת, מועדון אנחנו אמור להפיק זאת אם וכאשר כולנו דורשים לשמור עותקים מוגנים אצל פרויקטים שאולי אנחנו קליינטים עליהם במקרים של בהול ואם אנו דורשים אפשרות להשאיר הוכחות לאיזו תכלית שעשינו במהלך החיים.

Leave a comment

Your email address will not be published.